Functie handboek

De meeste franchiseorganisaties beschikken over een handboek. Hoewel de omvang en inhoud van het handboek per organisatie verschilt, betreft het handboek doorgaans de (operationele) uitwerking van een aantal onderdelen van de franchiseformule. De functie van een handboek is tweeledig. Allereerst kan door het ‘wegschrijven’ van de concrete uitwerking van een aantal (contractuele) bepalingen naar het handboek de omvang van de franchiseovereenkomst beperkt gehouden worden. Ten tweede kan het handboek makkelijker tussentijds worden aangepast dan de franchiseovereenkomst zelf. Het handboek is bij de meeste franchiseorganisaties dan ook een dynamisch document.

Nadere uitwerking (operationele) bepalingen

In het handboek kan de franchisegever een aantal contractuele bepalingen nader uitwerken en in ‘normaal Nederlands’ exact aangeven wat daarmee bedoeld wordt. Ook bevat het handboek doorgaans een aantal op de praktijk gerichte instructies en aanwijzingen die wel van belang zijn voor de formule, maar zich niet of beperkt lenen om in de franchiseovereenkomst opgenomen te worden. Omdat in het handboek de (diverse aspecten van de) formule veelal tot in detail worden uitgewerkt en het handboek doorgaans ook de binnen de franchiseorganisatie opgebouwde ‘knowhow’ omvat, is het handboek bij de meeste franchiseorganisaties een vertrouwelijk document. 

Het tussentijds aanpassen van het handboek

In de meeste franchiseovereenkomsten is een specifiek hoofdstuk opgenomen over het handboek. In dit hoofdstuk wordt vastgelegd dat de franchiseorganisatie over een handboek beschikt, dat de inhoud van het handboek integraal onderdeel uitmaakt van de franchiseovereenkomst, dat de franchisenemer gehouden is alle instructies en aanwijzingen zoals opgenomen in het handboek op te volgen en dat de franchisegever gerechtigd is de inhoud van het handboek aan te passen. Vervolgens worden op tal van plaatsen in de franchiseovereenkomst met de toevoeging ‘zoals nader uitgewerkt in het handboek’ concrete verwijzingen naar het handboek opgenomen.

Hoewel het inderdaad makkelijker is het handboek tussentijds aan te passen dan de franchiseovereenkomst, is dat geen vrijbrief voor franchisegevers om allerlei van belang zijnde bepalingen weg te schrijven naar het handboek met als doel makkelijker (en eenzijdig) wijzigingen te kunnen doorvoeren. Zeker indien een bepaling (financiële) impact van enige substantie heeft op de onderneming van franchisenemer, dient deze bepaling in de franchiseovereenkomst te staan. De uitwerking kan in het handboek worden opgenomen.

Redelijkheid en Billijkheid

Of een (in het handboek verstopt) eenzijdig wijzigingsbeding stand houdt, is heel erg afhankelijk van de individuele situatie. Formeel staat de franchisegever in zijn recht indien met gebruikmaking van een dergelijk beding tussentijdse wijzigingen worden doorgevoerd. Partijen hebben immers ‘afgesproken’ dat franchisegever daartoe gerechtigd is. Indien een franchiseorganisatie wijzigingen doorvoert vanwege gewijzigde marktomstandigheden, uit concurrentieoverwegingen, vanwege nieuwe strategieën of op grond van gewijzigde wet & regelgeving, heeft er doorgaans een belangenafweging plaatsgevonden. In dergelijke gevallen prevaleren de belangen van de franchiseorganisatie als geheel doorgaans boven de belangen van een individuele ondernemer. Indien een franchisegever echter wijzigingen doorvoert omdat kostenposten over het hoofd zijn gezien of franchisegever haar eigen resultaat ten koste van de franchisenemers wil verbeteren, kunnen franchisenemers die hierdoor financieel ‘benadeeld worden’ trachten met een beroep op de redelijkheid en billijkheid een eenzijdige wijziging ongedaan te maken. Of dat lukt is op voorhand onzeker. Op dit punt heeft de Wet Franchise echter een belangrijke verandering teweeggebracht.

De Wet Franchise

Een belangrijk uitgangspunt van de Wet Franchise is het enigszins ‘herstellen’ van de ongelijkheid in franchiseverhoudingen. Bij de meeste franchiseorganisaties heeft de franchisenemer zeer beperkt invloed op de inhoud van de franchiseovereenkomst en gelieerde documenten zoals het handboek. De franchiseovereenkomst wordt vaak min of meer ‘in vertrouwen’ getekend  en de meeste franchisenemers hebben ook onvoldoende kennis van contracten om te kunnen beoordelen waar ze exact voor tekenen. Ze komen er vaak pas achteraf achter dat ze langlopende verplichtingen zijn aangegaan, waarvan ze de impact ook vaak pas achteraf ondervinden. Indien er dan ook nog middels eenzijdige wijzigingsbedingen allerlei nadelige aanpassingen worden doorgevoerd, kan dat vergaande consequenties hebben.

Voor de invoering van de Wet Franchise vingen de franchisenemers vaak bot bij de rechter indien ze in een procedure stelden dat ze de gevolgen van bepaalde contractuele bepalingen niet hadden overzien. Een franchisenemer is immers een zelfstandig ondernemer en zeker bij afspraken tussen ondernemers onderling is een contract een contract. Dan had de franchisenemer maar beter op moeten letten of zich beter moeten laten adviseren.

Met de invoering van de Wet Franchise is de positie van de franchisenemer op dit punt aanmerkelijk versterkt. De franchisegever dient immers voorafgaande aan het sluiten van de franchiseovereenkomst alle voor de franchisenemer in dit kader relevante informatie te ontsluiten. Er kunnen geen verplichtingen meer ‘verstopt worden’ in bijvoorbeeld het handboek. Daarbij is ook wettelijk vastgelegd dat de franchisenemer een instemmingsrecht heeft indien een franchisegever op grond van een eenzijdig wijzigingsbeding de formule wil aanpassen.

Deze wetgeving maakt het voor de franchisegevers beduidend lastiger om via de omweg van het handboek eenzijdig wijzigingen door te voeren. Dat neemt natuurlijk niet weg dat het handboek voor de meeste franchiseorganisaties nog steeds een cruciaal document.

Misvatting

Omdat de franchisegever in de pré-contractuele fase alle relevante informatie moet delen met de franchisenemer, zou het idee opgevat kunnen worden dat ook het handboek tenminste 4 weken voorafgaande aan het sluiten van de franchiseovereenkomst aan de potentiële franchisenemer ter beschikking moet worden gesteld. Dat is een misvatting. Indien het handboek bepalingen bevat die relevant zijn voor het besluit van een kandidaat om franchisenemer te worden, moeten die bepalingen in een separaat informatiedocument met de franchisenemer worden gedeeld. Het handboek zelf behoeft pas overhandigd te worden op het moment dat de franchiseovereenkomst is getekend en de samenwerking daadwerkelijk vast start gaat. Bij de meeste franchiseorganisaties zal het handboek echter tegelijkertijd met de concept-franchiseovereenkomst aan de kandidaat franchisenemer ter beschikking worden gesteld, al dan niet onder de voorwaarde dat de kandidaat een geheimhoudingsovereenkomst tekent.

Het ter hand stellen van het handboek

Waar de meeste handboeken vroeger omvangrijke boekwerken waren die in hardcopy fysiek aan de franchisenemers ter beschikking werden gesteld, werken de meeste franchiseorganisaties tegenwoordig met een digitaal handboek. Dit handboek wordt digitaal aan franchisenemer ter beschikking gesteld of doorleesbaar gemaakt via bijvoorbeeld intranet of een inlog voor franchisenemer op de website van franchisegever. Dat maakt het een stuk makkelijker. Indien immers aanpassingen worden doorgevoerd kan de franchisegever volstaan met het aanpassen van het digitale document en een berichtje aan de franchisenemers met de inhoud van de aanpassing.

Toch gaat dit nog best vaak mis. Zelfs bij grote franchiseorganisaties komt het voor dat het handboek waarnaar verwezen wordt in de franchiseovereenkomst überhaupt niet beschikbaar is of slechts deels gereed is. Dat brengt behoorlijke risico’s met zich mee, zeker indien de franchiseovereenkomst een bepaling bevat die de inhoud van het handboek integraal van toepassing is verklaard.

Ook komt het voor dat de franchisegever weliswaar per mail of per hardcopy een afschrift van het handboek aan een franchisenemer ter beschikking heeft gesteld, maar dit achteraf niet kan aantonen. Indien de franchisenemer betwist het handboek te hebben ontvangen, ligt de bewijslast dat dit anders is bij franchisegever. Het verdient derhalve aanbeveling dat in de franchiseovereenkomst wordt opgenomen dat de franchisenemer middels het tekenen van de franchiseovereenkomst verklaart kennis te hebben genomen van de inhoud van het handboek en daarmee in te stemmen.